【補助金】実績報告(実施報告)のポイント

補助金申請が採択され交付決定が下りるといよいよ申請したものを購入したり工事を発注するといった補助事業を実施することができます。

発注した内容の納品がすべて完了し、支払いも完了したら補助金事務局に実績報告(実施報告)を提出し、審査が通過すればようやく補助金が振り込まれます。

補助事業には実施期限が定められていますし、実績報告も別途提出期限が定められているので、補助事業を実施する際には下記のような点に注意して実績報告の準備も進めておくことが重要です。

1.補助事業実施期限と実施報告の締切

・補助事業の実施期限

一般的には

(a)交付決定日から12ヶ月間
かつ
(b)採択決定日から14ヶ月間

と定められている制度が多いです。

ただ、同じ補助金制度でも申請枠(<通常枠>や<緊急事態宣言特別枠>など)によって異なる期間が定められている場合もありますし、募集回によって違う場合もあります。

また、採択が決まった後で交付申請に時間がかかってしまった場合、(b)採択決定日から14ヶ月間という期日が(a)の期日よりも先に来てしまう場合があります。

補助金交付決定通知書でご自分の申請した申請枠、申請の際に用いた公募要領をよく確認してそれぞれの日付を確認してください。

・実績報告(実施報告)の提出期限

(c)補助事業完了から30日以内
または
(d)別途定められた提出期限(概ね実施期限の10日後)

通常補助事業の実施期間は半年から1年程度ありますが(補助金制度によって異なります)、機械や器具の購入で済んでしまうような補助事業の場合、実施期間を丸々使わず早めに終わってしまうこともあり得ます。

この場合、実績報告(実施報告)の提出期限は(c)補助事業完了から30日以内となりますから準備する時間は余裕があります。

ただ、他の方と同じように(d)別途定められた提出期限(概ね実施期限の10日後)と思っていると「あっ、提出期限過ぎてた!」とあわてることになりますから注意してください。

WEB広告など実施期間いっぱい使う補助事業の場合、(d)別途定められた提出期限(概ね実施期限の10日後)までに実績報告を提出しなければなりません。

実施期限の「10日後までに」となっている制度が多いようですが、補助金制度によって日数は違いますので必ず公募要領などで確認してください。

2.提出書類(添付書類)の確認

発注先とやりとりした発注書や領収証などの証ひょう類を絶対に捨てないでとっておいてください。

これらの証ひょうを漏れなく集めることが実績報告の最重要ポイントと言えます。

楽天市場やアマゾンなどのネットショッピングで購入した場合は各サービスから送られてくる自動返信メールも提出する場合があるので補助金申請に関係するメールは絶対に捨てないでください。

例えば小規模事業者持続化補助金の場合、

  • 見積書・仕様書・販売ページのPDF
  • 発注書・注文書・申込書
  • 請求書
  • 領収書・振込の控え
  • 写真(工事や機械設置の様子)
  • (広報費の場合)実際に制作したチラシやホームページなど

といったものを提出する必要があります。

また、事業再構築補助金の「建物費」の場合、下記のような書類等を添付しなければなりません。

  • 見積依頼書(仕様書)※相見積書がある場合は相見積書の見積依頼書も提出
  • 見積書
  • 相見積書(1者のみの場合は業者選定理由書)
  • 契約書(発注書または注文書と、請書または注文確認書でも代用可)
  • 重要事項説明書(新築の場合)
  • 工事着工前や工事作業中の写真(画像データ用台紙<参考様式17>に貼りつけてPDF化したもの)
  • 納品書または引渡書または完了報告書
  • 検収書(その代替として、納品書等のコピーに「検収」と手書きし「検収年月日」「立合者氏名」をサインし、それをコピーしたものでも可。)
  • 完了後の写真(画像データ用台紙<参考様式17>に貼りつけてPDF化したもの)
    ※工事前と同じ方向を見た位置から撮影のこと。
  • 工事完了後の図面(工事前と変更ない場合は交付決定時のものを提出)
    ※新築工事の場合は、平面図と立面図
    ※改修・改築・増築など工事の場合は、平面図
    ※設備工事だけの場合は、配管図または配線図
  • 工事完了後の工事費内訳書または明細書(工事の契約時に取得されたもの、完了時に取得されたもの、如何を問わず最終の費用内訳(明細)を提出)
  • 請求書
  • 代金支払済みを示す証票★(銀行の振込金受領書または支払証明書等。ネット銀行の場合は、代金支払済みを示す取引記録等の画面のコピー)
  • 領収書(存在する場合)
  • 預り金元帳<参考様式19>(ただし、個人事業主と取引し源泉徴収を行った場合)
  • 源泉所得税の納付書のコピー(ただし、個人事業主と取引し源泉徴収を行った場合)

提出する資料は補助金制度ごとに定められていますが、募集回によっても異なりますので必ず公募要領や補助事業の手引きなど公式資料で確認し、取引先にも早めに連絡するようにしてください。

3.銀行振込が原則。クレジットカード払いは注意が必要

補助金制度を利用し、補助金を使って購入・契約をする場合は銀行振込で支払うのが原則です。

一部現金やクレジットカード払いができないこともありませんが、事前に事務局の承認が必要になったりと手間がかかります。

ついクレジットカードで支払ってしまうと領収書だけでなくクレジットカードの明細書や、引き落とし日の確認として預金通帳のコピーまで提出しなければなりません。

WEB広告など実施期限いっぱいまで利用するものについては、利用日が実施期限内だったとしても、預金口座からの引き落としが実施期限をオーバーしているとその分の補助金が交付されません。

これらの手間や補助金が交付されないことを考えると、補助金関係の支払いはクレジットカードを使わない方が無難と言えます。

4.工事前後の写真について

工事を行う場合、工事着工前や工事作業中の写真を提出する場合がありますから、工事前の写真も忘れずに撮影しておいてください。

もちろん工事完了後の写真も必要になります。

補助金制度によっては新築でない工事について同じ角度から撮影するように指示されているものもあります。

  • いろいろな場所をいろいろな角度からたくさん撮っておく。
  • アップの写真だけでなく、部屋全体が一枚の写真に収まるようなワイドな写真も撮っておく。

というのがポイントです。

5.WEB広告について

Google広告やFacebook広告などのWEB広告を利用する場合はユーザーの画面に表示されてクリックされるなど、課金された分しか補助金が交付されません。

WEB広告を実施する場合は補助事業実施期間の終了間際にスタートさせるのではなく、補助事業が実施できるようになったら(補助金交付決定通知書が届いたら)なるべく早くスタートさせるのが理想です。

実績報告の際に何回表示されたか、何回クリックされたか、費用はいくらかかったかといった詳細なデータを提出する必要がありますので、ご自分でWEB広告を出稿している方はそれらがわかる画面(管理画面)をスクリーンショットまたはPDFで保存しておくようにしましょう。広告代理店などに発注している方は発注先にそれらの資料を出してもらうよう早めに連絡してください。


最近は公式の資料でも実績報告(実施報告)についてわかりやすく説明されています。

交付決定が下りた時点で下記のような資料を読んでから補助事業を始めるのもポイントです。

実績報告は最初の公募申請に比べて作らなければならない書類は少なく、むしろ集めなければならない書類が多いので、発注先と連絡をとって写真や証ひょうなどの資料を確実に残しておけば決して難しい作業ではありません。

せっかく採択されたのですから入金まで気を抜かず、確実に補助金を手に入れましょう。

参考

※ご自分の採択された募集回に対応したものを公式サイトでご確認ください。

【事業再構築補助金】実績報告書等作成マニュアル
https://jigyou-saikouchiku.go.jp/pdf/documents/jissekitenpusiryo_hyo.pdf

【ものづくり補助金】実績報告資料等作成マニュアル
https://portal.monodukuri-hojo.jp/common/bunsho/ippan/1st/hojo/hojo_jisseki_manual_20220725.pdf

【小規模事業者持続化補助金】<一般型>(第1回~第7回)

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