楽天市場で購入した補助対象品の証拠書類をそろえる方法

補助金を使って楽天市場などのインターネット通販で備品を購入した場合、商品を購入したことだけでなく、発注・納品・請求・支払いまでの一連の取引を証明する書類をそろえる必要があります。

「領収書があれば大丈夫」と思われがちですが、多くの補助金では、領収書だけでは証拠書類として十分ではありません。

この記事では、楽天市場で購入した商品について、どのような書類を準備すればよいのかを整理してご説明します。

※補助金によって必要書類や保存方法が異なります。最終的には、各補助金の公募要領、交付規程、実績報告の手引きなどをご確認ください。

楽天市場で購入した場合に準備する書類

楽天市場で補助対象品を購入した場合は、主に次の書類を準備します。

• 発注書類

• 納品書

• 請求書・領収書

• クレジットカード利用明細

• 通帳のコピー

• 購入品のカタログ

• 購入品の写真

それぞれの準備方法を詳しく見ていきます。

1．発注書類

楽天市場では、一般的な取引のように「発注書」という名称の書類が発行されない場合があります。

そのため、購入手続きをしたことが確認できる次の2つの書類を保存しておきます。

①注文確認メールをPDFで保存する

楽天市場で購入手続きをすると、次のような件名のメールが自動で送信されます。

「【楽天市場】注文内容ご確認（自動配信メール）」

このメールには、主に次の内容が掲載されています。

• 注文日時

• 注文番号

• 購入した商品

• 購入金額

• 送料

• 購入店

• 注文者情報

• 配送先

メールの内容全体が確認できるように、印刷機能などを使用してPDF形式で保存します。

②楽天市場の「注文詳細」ページをPDFで保存する

注文確認メールに掲載されている「注文を表示」ボタンをクリックすると、楽天市場の注文詳細ページが表示されます。

この注文詳細ページについても、画面全体が確認できるようにPDF形式で保存しておきます。

注文確認メールと注文詳細ページの両方を保存しておくことで、いつ、どの店舗に、どの商品を発注したのかを説明しやすくなります。

2．納品書

商品に納品書が同封されている場合は、その納品書の原本を保管します。

納品書には、次のような情報が記載されていることを確認してください。

• 納品日

• 商品名

• 数量

• 購入店舗名

• 購入者または納品先

• 注文番号

補助金の実績報告では、実際に商品が納品されたことを確認するために、納品書の提出を求められることがあります。

納品書は紛失しやすいため、商品が届いた時点ですぐに取り出し、ほかの証拠書類と一緒に保管しておきましょう。

なお、店舗によっては紙の納品書が同封されていない場合があります。その場合は、発送完了メール、配送履歴、注文詳細画面など、納品日を確認できる資料を保存しておくことが重要です。

3．請求書・領収書

楽天市場の注文詳細ページから、領収書や請求書を発行できる場合があります。

発行方法は、一般的に次のとおりです。

1. 注文確認メールに掲載されている「注文を表示」をクリックする

2. 楽天市場の注文詳細ページを開く

3. 「領収書・請求書」の発行欄を確認する

4. 宛名欄に補助事業者の氏名または会社名を入力する

5. 「発行」ボタンをクリックする

6. 新しいタブに表示された領収書をPDF形式で保存する

個人事業主として申請している場合は、原則として補助金申請時の事業者名と同じ名義を入力します。

例えば、補助事業者が「山田　花子」さんである場合は、宛名欄に次のように入力します。

山田　花子

屋号のみでは事業者本人との関係を確認できない可能性があるため、採択通知書などに掲載されている名義に合わせることが重要です。

また、発行した領収書には、次の内容が記載されているか確認してください。

• 宛名

• 発行日

• 購入金額

• 購入した商品

• 購入店舗名

• 注文番号

• 支払方法

一度発行すると宛名を変更できない場合もあるため、入力内容をよく確認してから発行しましょう。

4．クレジットカード利用明細

クレジットカード決済をした場合は、クレジットカードの利用明細も必要です。

購入した取引が掲載されている月の利用明細を保存します。

利用明細では、次の内容が確認できるようにしてください。

• カード名義人（補助事業者名と一致）

• 購入日または利用日

• 購入店名

• 利用金額

• 請求月

• 支払金額

ウェブ明細の場合は、必要な内容が確認できるページをPDF形式で保存します。

紙の明細の場合は、該当する取引が掲載されているページをコピーします。

利用明細の一部だけを切り取ると、カード名義人や請求月が分からなくなることがあります。該当する取引だけでなく、明細の名義や対象期間が確認できる状態で保存しておきましょう。

なお、補助事業者本人または補助事業者である法人の名義ではないクレジットカードで支払った場合、補助対象経費として認められない可能性があります。

家族名義や従業員個人名義のカードを使用する際には、事前に補助金事務局へ確認することをおすすめします。

5．クレジットカード代金が引き落とされた通帳のコピー

クレジットカード利用明細だけでは、実際に代金が支払われたことまで確認できない場合があります。

そのため、クレジットカード代金が銀行口座から引き落とされたことが分かる通帳のコピーも準備します。

次のページをコピーしてください。

①クレジットカード代金の引落しが記載されているページ

クレジットカード会社からの引落しが記載されているページをコピーします。

次の内容が確認できるようにしてください。

• 引落日

• クレジットカード会社名

• 引落金額

通帳の引落金額は、クレジットカード利用明細の請求金額と一致している必要があります。

楽天市場での購入金額と通帳の引落金額が直接一致するとは限りません。

同じクレジットカードで複数の買い物をしている場合、楽天市場での購入金額を含むクレジットカード利用明細の合計額と、通帳から引き落とされた金額が一致していることを確認します。

②通帳の表紙

金融機関名や口座名義を確認するため、通帳の表紙をコピーします。

③表紙をめくったページ

通帳の表紙をめくったページには、通常、次の内容が記載されています。

• 金融機関名

• 支店名

• 口座種別

• 口座番号

• 口座名義

補助事業者の口座から支払われていることを確認するため、このページも必要になります。

インターネットバンキングを利用している場合は、金融機関名、支店名、口座番号、口座名義、引落しの内容が確認できる画面をPDF形式で保存します。

6．購入品のカタログ

補助金の実績報告では、購入した商品の機能、仕様、型番、価格などを確認するため、カタログの提出を求められることがあります。

楽天市場で購入した場合は、購入した商品の販売ページをPDF形式で保存します。

販売ページでは、次の内容が確認できることが重要です。

• 商品名

• メーカー名

• 型番

• 商品の仕様

• 商品の写真

• 販売価格

• 販売店舗名

• 商品の用途や機能

販売ページの一部分だけではなく、商品説明や仕様が分かるように、ページ全体をPDF形式で保存しておきましょう。

楽天市場の商品ページは、販売終了や店舗側の都合によって削除されることがあります。

実績報告の時点でページが見られなくなる可能性もあるため、商品を購入した時点でPDFを保存しておくことをおすすめします。

7．購入品の写真

補助金で購入した商品については、実際に納品され、事業に使用されていることを確認するために写真の提出を求められる場合があります。

写真は、次の内容が分かるように撮影します。

• 商品全体

• 商品を設置した場所

• 商品を使用している様子

• メーカー名

• 型番

• 製造番号

商品によっては、全体写真だけでなく、型番や製造番号が記載された銘板部分の写真も必要です。

写真を撮影したら、商品名や撮影日が分かるファイル名に変更して保存しておくと、実績報告書を作成するときに整理しやすくなります。

すでに必要な写真を撮影し、提出先や支援者へ送付している場合は、その写真を使用できることもあります。

証拠書類の流れがつながっていることが重要

補助金の実績報告では、それぞれの書類を個別にそろえるだけでは十分ではありません。

次の一連の流れが、証拠書類によって確認できることが重要です。

発注
↓
納品
↓
請求
↓
クレジットカード決済
↓
銀行口座からの引落し
↓
商品の設置・使用

例えば、注文確認メールに記載された注文番号と、領収書に記載された注文番号が一致しているかを確認します。

また、領収書の金額がクレジットカード利用明細に記載され、クレジットカード利用明細の請求金額が通帳の引落金額と一致しているかを確認します。

日付、金額、商品名、注文番号、名義などに食い違いがあると、補助金事務局から追加説明や追加資料の提出を求められる可能性があります。

証拠書類は商品ごとにまとめておく

複数の商品を購入した場合は、商品ごと、または注文番号ごとにフォルダを作って整理すると便利です。

例えば、次のようなフォルダ構成にします。

楽天市場_パソコン購入_注文番号123456

• 01_注文確認メール.pdf

• 02_注文詳細ページ.pdf

• 03_納品書.pdf

• 04_領収書.pdf

• 05_クレジットカード明細.pdf

• 06_通帳表紙.pdf

• 07_通帳口座情報.pdf

• 08_通帳引落ページ.pdf

• 09_商品カタログ.pdf

• 10_購入品写真.jpg

• 11_型番写真.jpg

ファイル名の先頭に番号を付けておくと、取引の流れに沿って確認できます。

実績報告の期限直前になってから書類を集めようとすると、メールが見つからない、販売ページが削除されている、納品書を処分してしまったといった問題が起こりやすくなります。

書類は購入の都度、保存・整理しておきましょう。

まとめ

楽天市場で補助対象品を購入した場合は、領収書だけでなく、発注から支払いまでの流れを確認できる書類をそろえる必要があります。

基本的には、次の書類を準備します。

• 注文確認メール

• 注文詳細ページ

• 納品書

• 領収書・請求書

• クレジットカード利用明細

• クレジットカード代金が引き落とされた通帳

• 購入商品の販売ページ

• 購入品の写真

インターネット通販は手軽に利用できますが、補助金の証拠書類という点では、通常の店舗購入よりも準備する資料が多くなることがあります。

商品を購入した時点で必要な画面をPDF保存し、商品が届いたら納品書と写真を整理しておくことが大切です。

補助金の実績報告で困らないように、発注、納品、請求、支払い、設置の各段階で、証拠書類を確実に保存しておきましょう。